Igal ettevõtte sulgemise olukorral on erinevad üksikasjad. Ettevõtte tüüp määrab, milliseid toiminguid peate teie, teie kliendid või tarnijad tegema enne, kui ettevõte lõplikult suletakse. Teie vajadustele vastava kohandatud kirja väljatöötamiseks alustage näidiskirjaga ja kohandage sõnastust, et see kajastaks teie konkreetse olukorra üksikasju.
Ettevõtte lõpetamiskirja mallid
Kui juhite ettevõtte sulgemise protsessi, võib olla asjakohane saata kirju oma klientidele ja tarnijatele. Nendele sihtrühmadele mõeldud kirjade näidised on esitatud siin. Igale mallile pääsete juurde, klõpsates vastaval pildil. Iga mall on kohandatav PDF-dokument, mida saab vajadusel salvestada ja printida. Dokumentidega töötamisel abi saamiseks vaadake seda prinditavate materjalide juhendit.
Kliendi teatis
See mall on mõeldud klientidele saatmiseks, et teavitada neid ettevõtte sulgemisest. Seda tüüpi kirjade saatmine on eriti oluline, kui kliendid peavad enne ettevõtte tegevuse lõpetamist teie asukohast esemetele järele tulema või midagi muud tegema.
Tarnija teatis
Kasutage seda kirja, et teavitada tarnijaid, et teie organisatsioon lõpetab tegevuse, andes kindlasti piisav alt etteteatamist, et võimaldada lõpparve arveldamist, maksmist ja lahendamata küsimuste lahendamist.
Põhjused ettevõtte sulgemiskirja kirjutamiseks
Kui olete otsustanud oma ettevõtte sulgeda, ei ole soovitatav lihts alt uksele riputada silt "suletud". Kõige parem on sulgemisest teavitada oma kliente ja tarnijaid ametliku kirjaga. Nad on olnud teie äritegevuses võtmeisikud, ostes teie tooteid ja teenuseid ning tarnijate puhul pakkudes teile tooteid ja teenuseid, mis on teie ettevõtte jaoks olulised. Klienditeeninduse ühe viimase toiminguna peate neid eelnev alt hoiatama, et teie ettevõte pole enam saadaval.
Ettevõtte lõpetamise kiri on suurepärane viis oma praegusele ärisuhtele professionaalse lõpu loomiseks ning selgitada kõiki toiminguid, mida teie kliendid ja tarnijad peavad tegema. Sellise kirja saatmine näitab heas usus püüdlusi suhelda ja majutada nendega, kellega teie organisatsioon on äri ajanud. Samuti võib see aidata tagada, et kõik asjad lahendatakse enne sulgemist, mis võib aidata vältida võimalike juriidiliste probleemide tekkimist.
Sulgemisest teatamise ajastus
Ei ole kindlat reeglit selle kohta, millal peate saatma ettevõtte sulgemiskirja. Tegelik postikuupäev sõltub mitmest tegurist.
Kliendid
Soovite, et teie erikliendid kuuleksid teie ettevõtte sulgemisest teie käest, mitte kuulujuttude kaudu või avastades ette teatamata sulguriga ukse. Märkamine kinnitab teie klientidele, et te arvate, et nad on erilised, ja annab neile võimaluse teha teiega kõik vajalikud lõplikud äritehingud.
Üldiselt kaaluge sulgemiskirja postitamist või kirja koopia lisamist oma igakuisele arvele vähem alt 30 päeva enne sulgemiskuupäeva. Teenindusettevõte, näiteks keemiline puhastus või remonditöökoda, peab andma klientidele piisav alt aega, et tulla oma asjadele järele. Tõenäoliselt soovib jaemüügiettevõte jätta müügiks palju aega, et oma laoseisu vähendada, kuna ettevõtte sulgemiskiri avaldatakse enne müügi algust.
Tarnijad
Üldiselt on kõige parem teavitada tarnijaid oma sulgemiskavatsusest vähem alt 60 päeva enne lõplikku tegevuskuupäeva. See annab piisav alt aega kontode arveldamiseks ja sulgemiseks.
Tulevikuplaanide erikaalutlus
Kui müüte ettevõtet ja kavatsete kohe pärast seda avada sellega seotud uue ettevõtte, võiksite nende kahe vahelist aega minimeerida. Näiteks võite otsustada ettevõtte sulgemiskirja saatmise edasi lükata vahetult enne sulgemiskuupäeva, kui müüte oma majapidamisfrantsiisi ja avate oma majapidamisteenuse.
Mida oma kirjas edastada
Ettevõtte lõpetamise kirja põhieesmärgid on selgelt väljendada ettevõtte sulgemise üksikasju ja tänada lugejat tema ettevõtte või teenuse eest. Need kirjad ei pea olema pikad, et olla tõhusad. Kiri peaks:
- Öelge lugejale ettevõtte sulgemise kuupäev
- Teavitage lugejat kõigest, mida tal on vaja teha (nt keemiline puhastus, tasumata arve tasumine või äritegevuse lõpetamine)
- Ütle lugejale, kuhu oma küsimused suunata
- Täname klienti või tarnijat tema äri eest
Kirjas ei pea põhjendama, miks ettevõte suletakse. Kui põhjus on hea uudis, näiteks omaniku pensionile jäämine, võite otsustada põhjuse kirja lisada. Muidu on tavaliselt kõige parem keskenduda kirjas lugejale olulistele teemadele, näiteks sellele, mida ta peab tegema ja millal.
Säilitage suhet
Ärisuhted eelistatakse alati positiivsele noodile jätta. Isegi kui te ei kavatse kunagi enam üksikisikuga kohtuda või temaga koostööd teha, on kõige parem olla ettevõtte lõpetamise kirjades abivalmis, positiivne ja siiras. Teie professionaalsus muudab ettevõtte sulgemise lihtsamaks ja võib anda teile edumaa, kui teie tulevased äriplaanid viivad teid tulevikus samade inimestega koostööd tegema.
