Internal Revenue Service (IRS) W-9 vorm kannab pealkirja "Maksumaksja identifitseerimisnumbri ja sertifikaadi taotlus". See IRS-i dokument on loodud põhilise maksuteabe kogumiseks teatud maksumaksjatelt, kelleks võivad olla üksikisikud või ettevõtted.
Vormi W-9 eesmärk
Eelkõige annab W-9 ettevõttele põhiteavet maksumaksjate kohta, kellega ta äri ajab. See võimaldab neil teatada IRS-ile osutatud teenuste eest maksumaksjale makstud summa. Ameerika Ühendriikide kodanikud ja residendist välismaalased üksikisikud, ettevõtted, usaldusfondid ja muud tüüpi äriüksused, kelle sissetulekutelt makse ei peeta kinni, peavad täitma W-9, samas kui mitteresidendist välismaalased või välisriigi üksikisikud täidaksid selle asemel vormi W-8.
Kui maksumaksja ei täida ja ei tagasta W-9 või esitab vale või mittetäieliku maksumaksja identifitseerimisnumbri (TIN), võidakse maksumaksjale makstud vahendid kuuluda varukoopia kinnipidamisele. Sellises olukorras peaks ettevõte kinni 28% maksumaksjale kuuluvast tulust ja saadaks kinnipeetud osa IRS-ile. See on föderaalasutuse viis tagada asjakohaste maksude tasumine, isegi kui maksumaksja pole õigesti tuvastatud.
Millal on W-9s vaja?
Ettevõte peab saama W-9 ig alt eraisikult või ettevõttelt, mille kohta ta peab esitama IRS-ile teabedeklaratsiooni. Näiteks ettevõte, kes palkab sõltumatu töövõtja ettevõtte uue veebisaidi kujundamiseks, peab tõenäoliselt esitama IRS-ile vormi 1099-MISC, et teatada, kui palju ta veebidisainerile maksis.
Täieliku numbri 1099-MISC esitamiseks vajab ettevõte töövõtja identifitseerimisteavet – nimi, TIN, aadress ja nii edasi. Ettevõte peab selle teabe saamiseks koguma töövõtj alt vormi W-9. Samamoodi nõuavad ettevõtted sageli ettevõtete müüjatelt W-9 vorme, et neil oleks teave, mida neil on vaja IRS-i nõutud ärikulude kajastamiseks.
W-9 rekordite säilitamine
Nagu enamiku maksudokumentide puhul, peaksid ettevõtted säilitama kõigi W-9 vormide koopiaid vähem alt kolm aastat pärast viimase asjakohase maksudeklaratsiooni esitamist (või deklaratsiooni tähtpäeva, kui see on hilisem). Ül altoodud näites, kui ettevõte sõlmis veebidisaineriga lepingu 2017. aastal ja ta lõpetas oma töö enne aasta lõppu, peaks ettevõte säilitama oma vormi W-9 vähem alt 16. aprillini 2021 (eeldusel, et ettevõte esitas oma 2017. maksudeklaratsioon 15. aprillil 2018).
Kuidas täita W-9 vormi
Tegelik W-9 on üsna lühike ja suhteliselt otsekohene. See koosneb kolmest põhiosast: isikuandmed, TIN ja sertifikaat.
Isikuandmete osa üksikisikute jaoks
Real 1 peavad üksikud maksumaksjad esitama oma nime, nagu see on nende maksudeklaratsioonil. Kuigi füüsilisest isikust ettevõtjad on tehniliselt äriüksused, peavad nad sellesse jaotisse lisama oma juriidilise nime.
Füüsilisest isikust ettevõtjad kordavad oma nime teisel real, mis nõuab ettevõtte nime või tähelepanuta jäetud üksuse nime. Siia panevad nad oma täisnime ja tähed DBA, mis tähendab "äritegevust", millele järgneb ettevõtte väljamõeldud nimi, kui see on olemas. Näiteks kui John Smith oleks ettevõtte Speedy Plumbing ainuomanik, täidaks ta esimese rea nimega John Smith ja teise rea nimega John Smith DBA Speedy Plumbing.
Järgmisena märgib maksumaksja nimeridade all asuva kasti „Füüsilisest isikust ettevõtja/füüsilisest isikust ettevõtja”. Maksumaksja peab esitama ka oma postiaadressi ridadele 5 ja 6. Kliendi andmed võib sellesse lahtrisse lisada vormi paremale küljele, kuid see pole kohustuslik.
Isikuandmete osa ettevõtetele
Ettevõtted või muud üksused peavad panema oma juriidilise nime (täpselt nii, nagu see on nende maksudeklaratsioonil) reale 1. Kui ettevõttel on ka ärinimi või DBA, läheb see reale 2.
Järgmisena märgib maksumaksja kasti, mis näitab, kuidas majandusüksus on liigitatud juriidilise struktuuri järgi. Peate täpsustama, kas üksus on C-korporatsioon, S-korporatsioon, partnerlus, piiratud vastutusega äriühing (LLC) jne.
Kui ettevõte on üheliikmeline LLC, märkige ruut "Füüsilisest isikust ettevõtja" mitte ruudu "LLC" asemel. LLC-d, kes on valinud alternatiivse maksustamisviisi (nt LLC, mis on otsustanud maksustada S-korporatsioonina), sisestavad LLC märkeruudu kõrval olevasse lahtrisse maksuklassifikatsiooni koodi vastav alt vormi juhistele.
Üksuse peamine postiaadress tuleb esitada ridadel 5 ja 6. Kliendi aadressi võib lisada ka postiaadressi sektsioonist paremal asuvasse ruumi, kuid see pole kohustuslik.
Erandid
Enamik maksumaksjaid jätab rea 4 tühikud tühjaks. Rea 4 esimene tühik näitab, et maksumaksja on vabastatud varukoopia kinnipidamisest. Üksikisikuid ja füüsilisest isikust ettevõtjaid ei vabastata peaaegu kunagi varukoopia kinnipidamisest, kuid teatud olukordades on ettevõtted vabastatud. Maksesaaja koodid ja asjaolud on loetletud W-9 kolmandal lehel. kui vastate ühele neist tingimustest, sisestage rea 4 esimesse lahtrisse vastav koodinumber.
Rea 4 FATCA jaotis kehtib ainult siis, kui esitate W-9 välisriigi finantsasutusele ja olete vabastatud välisriigi kontode maksude järgimise seaduse (FATCA) aruandlusest. Sellises olukorras vaadake üle vormi W-9 kolmandal leheküljel olev koodide ja põhjuste loend, et näha, kas olete kvalifitseerunud, ja asetage sobiv kooditäht 4. reale FATCA väljale. Kui kahtlete, küsige vormi taotlev alt finantsasutuselt, kas peaksite selle välja täitma või mitte.
Kontonumbri teave
Isikliku teabe jaotise viimane rida viitab kontonumbritele. Siin loetleb maksumaksja kõik IRS-is olevad kontod, et maksta tagasi maksud või ettemaksed eeldatavate maksukohustuste eest. See teave on valikuline ja see tuleks tavaliselt tühjaks jätta.
Maksumaksja identifitseerimisnumber (TIN)
TIN-jaotis tuleb täita sõltumata sellest, kas maksumaksja on füüsiline isik, füüsilisest isikust ettevõtja või äriüksus.
- Eraisikud sisestavad oma sotsiaalkindlustusnumbri vormi paremale küljele selleks ettenähtud lahtritesse.
- Füüsilisest isikust ettevõtjad ja üheliikmelised LLC-d võivad kasutada kas oma sotsiaalkindlustusnumbrit või tööandja identifitseerimisnumbrit (EIN), kuigi IRS eelistab sotsiaalkindlustuse numbreid.
- Isegi kui üksuse eest vastutab konkreetne isik, paigutavad muud tüüpi äriüksused oma EIN-i selleks ettenähtud kohtadesse.
Sertifitseerimisjaotis
Selles jaotises allkirjastab maksumaksja ankeedi ja kinnitab, et selles sisalduv teave vastab tõele. Valeandmete esitamata jätmise või teadlikult valeandmete esitamise korral karistatakse maksumaksjat.
W-9 vastavus
Ükskõik, kas olete iseseisev töövõtja või kliendile teenuseid pakkuv ettevõte või ettevõte, mis palkab teenuseid osutama üksikisikuid või äriüksusi, on W-9 vormid maksukuulekuse seisukoh alt üliolulised. Kui teil on eriolukord või te pole kindel, kas peate selle vormi täitma või taotlema, küsige professionaalset nõu kvalifitseeritud maksuspetsialistilt.
