Kas peate kirjutama maksetaotluse kirja? Kui klientidega ühenduse võtmine ja arvete maksmise nõudmine on viivitatud, on see ebameeldiv, kuid ettevõtet omavad ja juhtivad inimesed peavad seda aeg-aj alt kindlasti tegema. Siin pakutava kirjamalli kasutamiseks klõpsake lihts alt alloleval pildil. Dokument avaneb PDF-failina, mida saate seejärel vajadusel redigeerida, salvestada ja printida. Kasutage seda Adobe prinditavate materjalide juhendit, kui vajate selle dokumendi kasutamisel abi.
Saldosumma maksmise taotlus
Kasutage seda malli, kui peate kirjutama jooksva saldo maksetaotluse kirja.
Ettemaksutaotluse kiri kliendile
Kasutage seda malli olukorras, kus klient on sõlminud teiega lepingu toodete või teenuste pakkumiseks, mille eest on vaja ettemaksu.
Maksevabastuse kiri
Kasutage seda näidiskirja lähtepunktina tehingu lõpuleviimiseni tingdeponeerimisel hoitud makse vabastamise taotlemisel.
Nõuanded maksetaotluse kirja jaoks
Kuigi peaksite mallis olevat teavet kohandama vastav alt oma olukorrale, on oluline kasutada sobivat tooni ja olla kindel, et dokument on professionaalselt vormindatud.
Kasutage sobivat tooni
Kliendile või makset nõudvale kliendile kirja saatmisel on oluline oma seisukoht võimalikult selgelt edastada, säilitades samas positiivse ja professionaalse tooni. Ärge saatke esimest või teist taotlust, mis on nii negatiivne, et klient tunneb end rünnatuna. Kui toon on liiga karm, võib klient tunda, et pole mõtet teie ettevõttega suhet jätkata. Kui see juhtub, on oht, et klient otsustab arvet mitte maksta, kuna ta ei ole huvitatud suhte säilitamisest.
Kasutage professionaalset vormindamist
Kasutage ettevõtte kirjaplanki ja tavalist ärikirja vormingut, kui saadate maksetaotluse kirja posti või faksiga. Sõltuv alt teie ettevõtte kirjavahetusprotseduuridest võib olla vastuvõetav ka kirja edastamine e-posti teel. Kui jah, siis on parem lisada kiri e-kirja sisusse, mitte manusfailina. Meilisõnumi jaoks pole vaja kirjaplangi malli luua, kuid peate sulgema suhtluse oma ametliku ettevõtte meiliallkirjaga.
Jälgimine
Kui saadate maksetaotluse kirja hilinenud kontole ja te ei saa saaj alt 30 päeva jooksul vastust, kaaluge järgmise telefonikõne tegemist. Nagu kirja puhul, on asjakohane säilitada positiivne toon. Proovige arve tasumise eest vastutava isikuga otse rääkida ja kinnitage kirja kättesaamist. Kui teil on võimalik vastutava poolega rääkida, pakkuge krediitkaardimakse töötlemist telefoni või Interneti kaudu. Kui ei, küsige, millal võite oodata makse laekumist. Märkige kuupäev üles ja saatke hilinenud makse kiri.
Täiendavad toimingud kogu jaoks
Kui makset kokkulepitud viisil ei laeku, peate konto üle viima oma ettevõtte võlgnevuste kontode haldamise protseduuri järgmisse etappi. Kui arve jääb pikemaks ajaks tasumata, tuleb tulevaste inkassokirjade toon olla kindlam, vajaduse korral anda need lõpuks üle inkassofirmale. Kuigi kindlasti on olukordi, mille korral tuleb lõplikke sissenõudmisi teha, ei ole soovitatav seda teha enne, kui olete ammendanud kõik võimalused hilinenud maksete lahendamiseks sõbralikult. Kuni olete tegelikult valmis kontot inkassodesse saatma või õiguslikke meetmeid võtma, ärge mainige selliseid toiminguid maksetaotluste kirjavahetuses inimeste või ettevõtetega, kelle kontode maksetähtaeg on hilinenud.
