Kui teie organisatsioon saab mis tahes liiki rahalisi vahendeid, on tänukirja saatmine kohustuslik. Suhete tugevdamine annetajatega tänukirja saatmisega ei aita mitte ainult tagada tulevast rahastamist, vaid annab annetajale võimaluse teada, et hindate nende toetust. Kirjad toimivad ka kingituse registreerimisena ja neid saab sageli kasutada maksustamise eesmärgil.
Prinditavad annetused tänukirjad
Paljud organisatsioonid saavad aastaringselt oma erinevate pingutuste eest annetusi. Lisatud prinditavad tänukirjad annetuse eest saab salvestada oma töölauale või välja printida ja seejärel vajadusel kasutada. Need võivad olla abistava juhendina teie organisatsiooni tänukirjade koostamisel ja kasulikud ka siis, kui tänate neid, kes on teie missiooni toetanud. Kui vajate tähtede allalaadimisel abi, vaadake neid kasulikke näpunäiteid.
Doonori annetus tänukiri
Üks elementaarsemaid ja võib-olla enim kasutatavaid annetuste tänukirju on tänukiri rahalise annetuse eest. Lisatud tänukirja rahalise annetuse eest saate saata kohe, kui olete heategevusliku annetuse saanud. Põhimõtteliselt tänab see annetajat nende panuse eest ja jätab avatuks tuleviku võimalustele ühendust luua. Seda saab kasutada ka maksustamise eesmärgil ja see on teie panuse rekord.
Sponsorluse tänukiri
Teine levinud annetusviis on sponsorlus. Paljud ettevõtted ja eraisikud otsustavad sponsoreerida erilist sündmust ja panustada sellesse rahaliselt. Lisatud tänuavalduse sponsorkirja eest saab saata neile, kes on teie organisatsiooni üritust sponsoreerinud. Seda tüüpi kirjas kirjeldatakse üksikasjalikult annetuse summat ja mis tahes hüvesid, mida antakse vastutasuks sponsorluse eest, näiteks sponsoreeritava sündmuse piletid või tunnustus.
Kohaletuleku tänukiri
Pärast eriürituse läbiviimist saadavad organisatsioonid üritusel osalenutele tänukirjad. Lisatud tänukirja eriüritusel osalemise eest saab saata kõigile, kes on osalenud heategevuslikul toetusel ja on selleks raha panustanud. Seda tüüpi kiri peaks sisaldama sündmuse kuupäeva ja seda, milline osa annetusest on maksuvaba. See võib mainida ka tulevasi sündmusi ja seda saab kasutada maksustamise eesmärgil.
Äripanus tänukiri
Ärge unustage tänada kõiki ettevõtteid, kes teie eesmärgile annetavad. Lisatud ettevõtte tänukirja saab saata ettevõtetele, kes on teie organisatsioonile panuse saatnud. See on suurepärane võimalus teie organisatsioonile tunnustust avaldada ja ettevõttele annetuse kohta dokumenti anda.
Põhiline tänukirja anatoomia
Kui vaatate erinevaid annetuskirjade malle, pidage meeles, et kõik kirjad peaksid sisaldama sama põhiteavet. Mõned punktid, mida meeles pidada, on järgmised:
- Looge oma tööga isiklik side.
- Näidake annetajale, kuidas tema raha kasutatakse.
- Looge oma missioonile visioon.
- Andke pilguheit, kuhu lähete.
Kui plaanite ühendada oma tänukirja kviitungiga, lisage kindlasti ka heategevuslikule annetuse kviitungile kogu teave, mis peab olema.
Nõuanded loomingulise annetuse kirjutamiseks tänukirjad
Aitähkirjad annetuste eest võivad olenev alt teie organisatsiooni eesmärgist ja kirja saajatest olla kas ametlikud ja asjalikud või lõbusad ja loomingulised. Näiteks kui saadate ettevõtete sponsoritele vähiuuringute rahakogumise eest tänusõnu, võiksite olla ametlikum. Kui aga saadate ettevõtete sponsoritele noortespordiprogrammi eest tänusõnad, saate need veidi lõbusamaks muuta. Tundke oma kaubamärki ja vaatajaskonda, seejärel otsustage, milline loovus on sobiv.
Kasutage lõbusat teemat
Lõbusa ettevõtteteema kasutamine võib aidata teie annetuskirjal silma paista, kuna see tundub ühtsena, on seotud teie ainulaadse sündmuse või organisatsiooniga ja jääb meelde neile, kes võivad saada palju tavalisi kirju. Valige teema, mis sobib teie organisatsiooni või sündmusega, näiteks loomade varjupaiga käpajäljed. Kaasake teema oma kujundusse, vormingusse, fonti, sõnastusse, ümbrikutesse ja templitesse (võimaluse korral), et saada koordineeritud ja meeldejääv välimus.
Go Beyond Basic White Paper
Jäta vahele tavaline koopiapaber ja andke oma annetuskirjale lõbusate paberikujundusvõimalustega ainulaadne välimus.
- Kasutage paberit, mis on sama värvi nagu teie logol, et oleks lihtne tuvastada, et see on teie oma.
- Lisage kirja taustale vesimärgi logo, et anda visuaalne atraktiivsus ametlikul viisil.
- Looge tähe ümber lahe ääris nagu väikesed käeemotikonid, nagu pöidlad üles, plaksutamine ja sõrmega osutamine vaikse tänužestina.
- Valige värvilised ümbrikud, mis on teie kirjapaberiga kontrastiks.
Ole kohaletoimetamisega loominguline
Teie kiri ei pea olema vaatemäng, kui teie saatesõnum on seda. Muutke kirja kättesaamine meeldejäävaks, valides ebatavalisi kättetoimetamisviise.
- Kasutage paberi voltimistehnikaid (nt origami), et voltida tähed enne isiklikult kätte andmist loominguliseks vormiks.
- Laske iga kiri edastada laulva telegrammina.
- Pane tähed enne saatmist õhukestesse kinkekarpidesse või mõnda muusse lõbusasse anumasse.
- Kaasake ettevõtte magnet, tasuta kupong või muu väike lihtne tasuta kingitus, mis kirja avamisel välja kukub, et saaksite teid aastaringselt meeles pidada.
- Kinnitage kiri lindiga, et see näeks välja nagu kutsuv kingitus.
Isikupärastage iga täht
Veenduge, et teie kirjad tunduksid isiklikumad kui vorm tänukirjad, lisades iga adressaadi jaoks kohandatud elemente.
- Allkirjasta iga täht käsitsi erinevat värvi pliiatsiga.
- Lisage foto adressaadist, kes suhtleb teie ettevõtte või sündmusega.
- Tehke koostööd teiste töötajatega, et kirjutada käsitsi iga täht tervikuna.
Ehitage üles positiivseid doonorsuhteid
Õigete tänukirjadega saab annetajatega luua suhteid, mis kestavad aastaid. Kirja saajad saavad välimuse ja sõnastuse põhjal öelda, kui siirad on teie tänusõnad, seega pange palju aega ja vaeva, et need tõesti läbimõeldud oleksid.
