Ürituse planeerimine organisatsioonis on stressirohke ja väga aeganõudev. Hea organiseerimine aitab leevendada stressi ja säästa teie aega. Üks oluline aspekt, mida planeerimisel arvestada, on kutse. Kutses teavitatakse inimesi eelseisvast sündmusest ja palutakse neil osaleda. Sageli kuulevad nad sündmusest esimest korda, seega on oluline kutses kõik üksikasjad ära märkida.
Põhilised kutseelemendid
Põhielemendid, mida kutsele lisada, on:
- Üritust korraldav organisatsioon
- Kuupäev
- Aeg
- Toimumiskoht
- RSVP kontaktteave
- Üritusel osalemise hind
Oluline on ka kutse õigel ajal välja saata. See tähendab vähem alt kuus kuni kaheksa nädalat enne sündmust. See annab külalistele aega vastata ja vastav alt planeerida.
Rahakogumise kutsete kirjutamine
Õige sõnastuse valimine võib teie korjandusele tooni anda ja teavitada külalisi ürituse formaalsusest ja sellest, mida nad peaksid ootama.
Kutsejuhised
Mõned juhised, mida kutse kirjutamisel arvestada, on järgmised:
- Märkige kindlasti selgelt, kes üritusest kasu saavad.
- Kaasake sündmuse üksikasjad, näiteks kas serveeritakse õhtusööki või on kavas sularahabaar.
- Kindlasti mainige sündmuse formaalsust. Kui üritus on ametlik, mainige, et tegemist on musta lipsuga, et külalised oleksid riietuskoodist teadlikud.
- Esitage alati kontaktandmed, kui külalistel tekib küsimusi.
- Kui sündmus toimub võõras kohas, kaaluge kutsele juhiste lisamist.
Muud kaalutlused
Mõned muud asjad, mida kutse kirjutamisel arvestada, on järgmised:
- Teema:Valige teema ja lisage see kutsesse. Näiteks kui tegemist on golfiväljakuga, kasutage kutsel golfiteema.
- RSVP: Kaasake külalistele alati vastusekaart, mille saate tagasi saata. Kaardile peaks olema koht, kuhu kirjutada külalise nimi ja vajadusel makseviis.
- Ole ainulaadne: Kui teie sündmuses on midagi ainulaadset, märkige see külaliste ligitõmbamiseks kutses. Näiteks võib mainida vaikivat või elavat oksjonit või erilist meelelahutust.
Kutse sõnastuse näidis
Rahakogumise kutse esitamiseks on lõputult võimalusi. Oma kutse kirjutamisel saate kasutada järgmisi näidiseid:
Näidis 1
Igaaastane mütsilõuna
Liituge meiega pärastlõunasele lõunale
Asukohas
Kuupäeval ja kellaajal
Lõunasööki serveeritakse kell 13.00. koos tasuta veiniga
Parima mütsi eest antakse auhindu
parkimisteenus
50$ annetus on organisatsioonile kasulik
Näidis 2
Olete kutsutud sündmuse nimele
Kuupäev
Asukoht
18:00. Kokteilid ja suupisted
Kassabaar
19:30. õhtusöök
Vaikne ja reaalajas oksjon
Must lips hinnatud
Kasu ABC-st
Meelitage külalisi oma üritusele
Pidage meeles, et kutse on sageli esimene asi, mida külalised teie sündmusest teavitavad. Võtke kindlasti aega kutse hoolikaks valimiseks ja sõnastage see selgelt, mis annab külalistele konkreetsed ootused. Korjanduse kutseid koostades pidage alati meeles, millist tooni soovite oma sündmuse jaoks seada, ja kajastage seda oma sõnastuses. Olge nii loov kui soovite, et meelitada külalisi oma rahakogumisüritusele osalema ja teie eesmärki toetama.
