Tõhusa vabatahtlike suhtluse säilitamine on iga mittetulundusühingu edu jaoks hädavajalik. Vabatahtlike energia ja töös osalemise hoidmiseks on oluline anda neile teada, millised on organisatsiooni vajadused, avaldada tunnustust nende pingutuste eest ja veenduda, et nad mõistavad, kui oluline on nende panus. Tõhus suhtlus on vabatahtlikega püsivate suhete loomisel ülioluline.
Lisage oma veebisaidile vabatahtlike sektsioon
Vabatahtlikupõhise jaotise lisamine veebisaidile on suurepärane viis oma praeguste vabatahtlikega suhtlemiseks ja uute meelitamiseks. Kui loote ja haldate oma rühma veebisaidil vabatahtlike suhtluskeskust, muudate vabatahtlikel organisatsioonis toimuvaga kursis hoidmise. Lisage kindlasti pilte või videoid, mis näitavad vabatahtlikke tegutsemas (nende loal). Samuti saate avaldada selliseid asju nagu vabatahtlike võimalused, eelseisvad komisjoni koosolekud ja muu vabatahtlikele huvipakkuv teave. Sõltuv alt sellest, kui keerukas teie veebisait on, võite pakkuda vabatahtlikele võimalust dokumente üles laadida, oma tööaegu jälgida või koolitusmaterjale vaadata.
Tutvuge vabatahtlikega küsitluse kaudu
Uuring on kasulik suhtlusvahend vabatahtlike tundmaõppimiseks ja selle väljaselgitamiseks, kuidas nad sooviksid teie organisatsiooniga seotud olla. Kaaluge küsitluse kättesaadavaks tegemist oma veebisaidi vabatahtlike jaotise kaudu või lisage see e-posti malli, mis saadetakse uutele vabatahtlikele. Sellel peaks olema vaid mõned küsimused, mis võimaldavad teil saada aimu, millistes vabatahtlikes tegevustes nad osaleda tahaksid ja millised oskused neil on. Laske kellelgi tulemused üle vaadata ja seejärel saada individuaalselt teavet nende huvidele vastavate komiteede või projektide kohta. Pange see teave vabatahtlike andmebaasi, mida saab tulevikus kasutada inimeste teavitamiseks, kui uued projektid muutuvad kättesaadavaks.
Looge vabatahtlikega ühendust sotsiaalmeedia kaudu
Kasutage oma organisatsiooni kohalolekut sotsiaalmeedias suhtlusvahendina vabatahtlike ja teiste sidusrühmadega suhtlemiseks. Julgustage vabatahtlikke jälgima organisatsiooni sotsiaalmeedia lehti ja andma teene, näiteks jälgides neid Twitteris või Instagramis. Postitage fotosid ja pealdisi, mis tõstavad esile teie rühma vabatahtlike panust, koos linkidega rühma meediakajastuste juurde. Julgustage vabatahtlikke suhtlema, kommenteerides ja/või jagades organisatsiooni postitusi. Edendada vabatahtlike seotust organisatsiooni üldiste kommunikatsioonipüüdlustega, luues sotsiaalmeedia komitee, mis koordineerib või abistab sotsiaalsete postituste avaldamist.
Avalda vabatahtlike uudiskiri
Paljud mittetulundusühingud saadavad igakuiselt või kord kvartalis uudiskirja vabatahtlikele, samuti annetajatele, rahastamisagentuuridele, tarbijate soovitusallikatele ja teistele rühmadele. Uudiskirja levitamine on suurepärane võimalus teavitada huvitatud isikuid heategevusrühma hiljutistest saavutustest, praegustest projektidest ja tulevikueesmärkidest. See on ka suurepärane vahend silmapaistvate vabatahtlike panuse tunnustamiseks. Sõltuv alt sellest, kes on teie vabatahtlikud ja muud huvitatud isikud, peate võib-olla printima ja postitama uudiskirja või teid võib paremini teenindada elektrooniline uudiskiri. Kaaluge huvirühmade kutsumist eelistatud edastusvalikuga liituma.
Säilitage üks-ühele isiklikku kontakti
Kui rääkida suhete loomisest vabatahtlikega, ei saa miski asendada isiklike kontaktide loomist inimestega, kes annetavad heldelt teie organisatsioonile oma aega ja andeid. Soovitatav on perioodiliselt planeerida näost näkku kohtumisi vabatahtlikega, kes on juhataja ametikohal või kes mängivad muid olulisi rolle, mis võimaldavad teie heategevusrühmal oma missiooni täita. Vabatahtlike perioodiline sisseregistreerimine võib olla tõhus viis individuaalse kontakti hoidmiseks, ilma et peaksite paluma neil aega ametlikuks isiklikuks aruteluks või videokonverentsiks varuda. Tegevdirektor võib määrata ka vestlusajad, mil vabatahtlikel soovitatakse läbi astuda või helistada isiklikult.
Ühenda komitee koosolekute kaudu
Vabatahtlike komitee koosolekud võivad olla igat tüüpi projektide õnnestumiseks hädavajalikud. Kui uus projekt on algamas, on soovitatav korraldada koosolek vabatahtlikust tegevusest huvitatud inimestega, et neil oleks võimalus saada rohkem teavet selle kohta, millised rollid on saadaval ja millist ajakulu igaüks võib nõuda. Kui komisjon on moodustatud nii eriprojekti kui ka käimasoleva töörühma jaoks, on regulaarsed koosolekud protsessi juhtimiseks ja tõhusa vabatahtlike suhtluse säilitamiseks jätkuv alt olulised. Parim on koosolekuteks paika panna kindel ajakava, näiteks iga kuu kolmas teisipäev, et vabatahtlikud saaksid eelnev alt plaane teha.
Paluge vabatahtlikel tagasisidet
Suhtlus peab kulgema mõlemat pidi. Sama oluline on julgustada vabatahtlikke jagama oma mõtteid ja ideid organisatsiooni ja selle juhtidega, kui tagada teabe liikumine vabatahtlikele. Vabatahtlike tagasiside andmise või ettepanekute jagamise hõlbustamiseks on palju võimalusi. Kui vabatahtlikud tulevad kontorisse regulaarselt, seadke üles soovituste kast. Või seadistage tagasiside@ e-posti aadress, mida vabatahtlikud saavad igal ajal kasutada. Samuti on hea mõte võtta harjumuseks varuda aega, et inimesed saaksid koosolekute päevakordade kohta tagasisidet ja ettepanekuid jagada. Võib-olla soovite isegi perioodiliselt korraldada fookusrühmi, et uurida ja arutada tagasisidet. Oluline on see, et vabatahtlikel oleks lihtne tagasisidet anda.
Koostage vabatahtlike seltskondlikke kokkutulekuid
Pakkuge vabatahtlikele võimalusi üksteisega suhtlemiseks seltskondlike koosviibimiste kaudu, mis ei hõlma aega ega raha annetamist. Kaaluge perioodiliselt ainult vabatahtlikele mõeldud mikseri korraldamist oma kontoris või mõne juhatuse liikme või komisjoni esimehe kodus. Kutsuge kõik, kes on kindlaksmääratud aja jooksul vabatahtlikuna osalenud. Olenev alt teie organisatsiooni eelarvest võiksite pakkuda suupisteid või võib olla parem planeerida näksimist. Võti on pakkuda inimestele, kes jagavad teie organisatsiooni vastu huvi, üksteist tundma õppida ja luua sidemeid. Lõppude lõpuks on teie vabatahtlikud palju tõenäolisem alt organisatsiooniga seotud, kui ka nende sõbrad on kaasatud.
Tunnusta vabatahtlike pingutusi
Veenduge, et vabatahtlikke tunnustataks nende kavandatava olulise rolli eest, võimaldades teie organisatsioonil täita oma missiooni või aidata muul viisil olulisi eesmärke. Veenduge, et organisatsiooni avalikud mainimised tunnustaksid vabatahtlikke, selle asemel et keskenduda liiga palju tegevdirektorile või teistele töötajatele. Näiteks kui taotlete organisatsiooni avalikustamist, suunake meedia või blogijad lisaks töötajatele küsitlema ka komisjonide esimeeste või juhatuse liikmeid. Organisatsiooni tegevusest fotode avaldamisel valige pildid, millel on kujutatud vabatahtlikke. Eriürituste rahakogumiste reklaamimisel kaaluge komitee liikmete nimede lisamist kuulutusse.
Ametlikult avaldage tunnustust vabatahtlikele
Tunnustus on oluline, aga ka tunnustus. Kindlasti tänage vabatahtlikke nii näost näkku kui ka ametlike tänukirjade kaudu. Kaaluge vähem alt kord aastas vabatahtlike tänuürituse korraldamist, näiteks ainult vabatahtlikele mõeldud lõunasööki või muud koosviibimist, mis sisaldab vabatahtlike tänukõnet ja teenistusauhindu. Jagage autahvleid või muid auhindu vabatahtlikele, kes on grupi heaks eriti olulise panuse andnud või on pikaajalised toetajad. Mõelge aastatepikkusele teenistusauhinnale peamiste verstapostide eest ja paberkandjal tänukirjadele kõigile vabatahtlikele.
Kasutage erinevaid vabatahtlike suhtlusvahendeid
Iga organisatsioon, mis tugineb vabatahtlike teenustele, peab astuma samme, et kaasata ja hoida neid, kes jagavad oma aega ja talenti, ning värvata uusi inimesi appi. Miski ei asenda tõhusat suhtlust vabatahtlikega. Erinevate suhtlusvahendite kasutamine aitab teil luua ja kaasata tugeva vabatahtlike meeskonna, kes on teie organisatsioonile pühendunud. Tõhusa vabatahtliku suhtluse kaudu saate luua tugevaid suhteid inimestega, kes tõenäoliselt jäävad teie heategevusliku organisatsiooniga seotuks veel paljudeks aastateks.
