Kuigi üldiselt on kõigil ärikonverentsidel palju esinejaid, kes arutlevad osalejaid huvitavatel teemadel, siis parimad üritused hõlmavad erinevaid tegevusi. Veenduge, et järgmine kavandatav üritus oleks edukas, lisades valikud, mis meeldivad kõigile sihtrühma segmentidele.
Keynote Speakers
Peaesinejad võivad konverentsil osalejatele suureks tõmmata. Tavaliselt on need sessiooni üldesitlused, mis tähendab, et teisi esinejaid samal ajal istungil ei ole. Teemad on tavaliselt kõrgemad kui standardne professionaalse arengu hind, pakkudes inspiratsiooni või ainulaadseid teadmisi. Kuigi peaesinejaid saab igal ajal kokku leppida, broneeritakse nad sageli konverentsi esimeseks ja viimaseks istungiks.
Sõltuv alt ürituse suurusest ja eelarvest broneerivad mõned rühmad peaesinejateks kuulsusi või teisi kõrgetasemelisi isikuid. Näiteks Dan Rather oli HR Florida peaesineja 2016. aastal ja Malala Yousafzai esineb inimressursside juhtimise ühiskonna (SHRM) 2018. aasta konverentsil ja näitusel. Väiksemad organisatsioonid broneerivad nendeks seanssideks sageli kohalikke kuulsusi või motiveerivaid esinejaid. Peaesinejaid leiate sellistest organisatsioonidest nagu National Speakers Association või Big Speak.
Järelmurdmisseansid
Breakout istungid on haridusprogrammid, mida peetakse terve päeva ärikonverentside üritustel. Samal ajal on planeeritud rohkem kui üks seanss, et osalejad saaksid valida erinevate teemade vahel, et nad saaksid oma ajakava teatud määral kohandada. Kaaluge oma ala edukate professionaalide, valdkonna konsultantide ja koolitajate, valitsusasutuste esindajate ja teiste ekspertide broneerimist põhiettekannete jaoks. Kaaluge oma organisatsiooni veebisaidil esinejate kutsumist, et julgustada panustamisest huvitatud inimesi ettepanekuid esitama.
Eraldi esinejate ajastamisel on oluline pakkuda laia valikut teemasid ja jagada teemad nii, et inimesed saaksid tõenäoliselt osaleda programmides, mis nende huvisid huvitavad. Näiteks kui teil on kaks raamatupidamisega seotud esinejat, siis määrake need erinevatele aegadele, et raamatupidamisest kõige rohkem huvitatud inimesed saaksid mõlemal kohal käia. Pakkuge korraga tohutult erinevaid teemasid, nagu turundus või klienditeenindus, et ka raamatupidamisest mittehuvitavatel osalejatel oleks palju valida.
Ajurünnakud
Konverentsidel osalemise üks suurimaid eeliseid on võimalus kohtuda ja suhelda sarnaselt mõtlevate spetsialistidega. Kaaluge päevakavas aja eraldamist konkreetsete teemade ajurünnakuteks. Näiteks võite blokeerida mõned vahesessioonid, et pidada ümarlauavestlusi osalejate jaoks olulistel kuumadel teemadel. Teise võimalusena võite määrata koha fuajees istumisalad, mis on eraldatud erihuviga aruteludeks päeva jooksul erinevatel aegadel. Osalejad, kes soovivad rohkem teada saada, mida teised määratud teemade kohta arvavad, hindavad võimalust sellisel üritusel osaleda.
Jaemüük
Konverentsidel on sageli kaasaskantavad jaemüügikauplused, kust osalejad saavad osta sponsorühingu pakutavaid kaubamärgiga tooteid, nagu t-särgid, pastakad, portfellid ja palju muud. Nendes jaemüügipunktides on tavaliselt ka raamatuid, mille on kirjutanud üritusel esinevad autorid. Kui teie rühm ei saa investeerida suurtesse laoseisudesse, esitage lihts alt mõned eksponaadid, mida osalejad saavad üritusel tellida, et saaksite need koju või kontorisse saata. Tõenäoliselt hindavad nad seda, et ei pea asju kaasas kandma ega pakkima, nii et võite avastada, et müüte sel viisil veelgi rohkem.
Raamatuallkirjad
Autoritest rääkides on hea mõte ajastada raamatute signeerimised esinejatele, kes on ürituse ajal raamatuid avaldanud. Üldiselt on kõige parem korraldada konkreetse autori raamatu allkirjastamine kohe pärast isiku kõnet, kuna osalejad, kes on üksikisiku esitlusest põnevil, võivad minna otse signeerimise juurde, et osta allkirjastatud raamat. See võib aidata teie rühmal raamatumüüki suurendada ja see muudab teie üritusel esinemise võimaluse autoritele eriti köitvaks.
mess
Enamik ärikonverentse sisaldab messiosa, mis hõlmab ala eraldamist, kus müüjad ja sponsorid saavad tasu eest oma toodete ja teenuste eksponeerimiseks kabiinid üles seada. Raha, mis laekub messil osalemisega seotud tasudest, võib aidata katta kogu ürituse korraldamise kulusid ja aidata planeerival organisatsioonil teenida tulu oma tegevuse toetamiseks.
Mõne konverentsi puhul on mess avatud kogu aeg, samas kui teistel on eksponentide boksi sektsioon osalejatele saadaval ainult ajal, mil istungid ei toimu. Igale eksponendile on määratud konkreetne boksiruum, kus nad seavad üles oma tooteid ja teenuseid reklaamivad väljapanekud. Nad määravad meeskonnaliikmed kabiinidesse ja suhtlevad osalejatega. Enamik levitab tootealast kirjandust ja pakub kingitusi (tavaliselt reklaamärikingitusi või suupisteid), samuti kogub osalejatelt kontaktteavet, mida edaspidi turunduseesmärkidel kasutada.
Vaikne oksjon
Kui teie konverents on sponsorrühma või muu ühenduse jaoks suur raha kogumine, kaaluge vaikse oksjoni korraldamist. See hõlmab annetatud esemete kogumist, millele osalejad saavad konverentsi ajal teatud aja jooksul pakkumisi teha. Kui pakkumine on lõppenud, "võidab" iga kauba jaoks kõrgeima pakkumise tegija, mis tähendab, et ta ostab kauba. Need, kes tegelevad, naudivad ostlemist ja võistlemist, eriti kui nad saavad häid sooduspakkumisi ja organisatsioon saab üritusest saada täiendavat tulu.
Toit: eined ja suupisted
Toit on iga konverentsiürituse oluline osa! Tõenäoliselt peate ostma eineid ja suupisteid konverentsikeskusest, hotellist või muust ürituse toimumiskohast. Kui üritus algab varakult, peaksite hommikul sööma kerget hommikusööki, lõunasööki lauaga või Rootsi lauas ja pärastlõunaseid suupisteid. Mõned üritused hõlmavad ka õhtusööki ühel või mitmel õhtul, eriti kui toimub auhinnatseremoonia või eriline õhtune peaettekanne.
Menüü tellimisel veenduge, et teil oleks palju valikuvõimalusi, et arvestada toitumise eripiirangutega. Kui pakute Rootsi laua valikuid, siis veenduge, et on valikuid inimestele, kes ei saa (või otsustavad mitte süüa) süüa gluteeni, suhkrut, nisu, pähkleid või liha. Samuti on soovitatav pakkuda valikuid neile, kes järgivad veganlikku elustiili. Kui serveerite plaaditud eineid, laske osalejatel valida toidud, mis sobivad nende toitumisviisiga. Üks võimalus seda teha on lisada registreerimisvormile jaotis, kus osalejad saavad määrata toitumispiiranguid või esitada eritellimusi.
Algusvastuvõtt
Kaaluge konverentsi esimesel õhtul piduliku vastuvõtu korraldamist, mis keskendub osalejate kaasamisele üritusega ja toetajate (müüjate ja sponsorite) reklaamimisele. Idee on korraldada lõbus üritus, millel osalemist inimesed ootavad ja mis annab neile võimaluse suhelda teiste osalejatega struktureeritud viisil.
Neid vastuvõtte korraldatakse sageli messipõrandal, pakkudes osalejatele esmapilgul eksponente pingevabas keskkonnas, kus serveeritakse toite ja jooke. See loob lisandväärtust müüjatele ja sponsoritele, kes maksavad eksponentide kabiinide omamise eest, kuna konverentsil osalejad on tavaliselt nendel vastuvõttudel rohkesti osavõtjaid.
Tõenäoliselt leiate sponsori, kes seda tüüpi ürituste kulud kindlustab, vastutasuks reklaami eest. Kui kavatsete vastuvõtus alkoholi serveerida, kaaluge igale osalejale teatud arvu joogipiletite andmist, et nad saaksid mõned joogid tasuta saada. See aitab kontrollida kulusid ja minimeerida ka muid võimalikke vastutusprobleeme. Toidu või muude jookide eest ei tohiks maksta.
Sotsiaalsed sidemed
On hea mõte lisada osalejatele täiendavaid mitteametlikke viise üksteisega ühenduse loomiseks ja pingevabaks suhtlemiseks. Näiteks võite lisada säutsu, mis võimaldab inimestel lõbus alt ühenduda, suurendades samal ajal sündmuse sotsiaalmeedias nähtavust. Valige sündmusele ametlik hashtag, et osalejad saaksid oma kogemusi veebis jagada.
Samuti on hea mõte lubada osalejatel registreeruda, et osaleda grupiüritustel, mille eest nad maksaksid ise, näiteks teatud tüüpi restoranides söömine, kus esinejad või autorid, kelle tööd üritusel esile tõstetakse või kohalike vaatamisväärsustega tutvumiseks. See on eriti kasulik inimestele, kes ei osale koos teiste tuttavate inimestega, kuna see annab neile võimaluse teiste osalejatega tutvuda ja kohaliku piirkonnaga suhelda, ilma et peaksid üksi välja astuma.
Meelelahutus
Meelelahutus võib olla suurepärane lisafunktsioon suurtele konverentsidele, eriti nendele, mis kestavad mitu päeva. Mõned mitmepäevased konverentsid hõlmavad pärast tööaega üritusi, nagu kontserdid, komöödiaetendused või peod, millel osalejad saavad osaleda. Osalejate sissepääs peaks sisalduma ürituse üldises registreerimistasus, kuigi tõenäoliselt peaksite lubama neil osta lisapileteid ainult meelelahutusele keskendunud osa(de) jaoks. Nii saavad ärireisijad, kes võtavad sõbrad või pereliikmed kaasa, kaasata seda tüüpi sündmustele oma reisikaaslased.
Treeningurühmad
Võib olla raske oma treeningrutiiniga kursis püsida, kui olete konverentsil linnast väljas. Abiks võib olla, kui ürituse korraldajad avaldavad organiseeritud rühmatreeningu tegevuste ajakava. Näiteks võite panna kohaliku piirkonnaga tuttava komitee liikme korraldama igapäevaseid jalutuskäike või jookse või eraldada üritusel ala, et pakkuda neile, kes soovivad osaleda, rühmatreeningu tunde.
Attendee Door auhinnad
Inimestele meeldib asju võita, seega võib olla suurepärane pakkuda osalejatele võimalusi ürituse ajal registreeruda ja võita ukseauhindu. Saate lisada nii sponsororganisatsiooni pakutavaid ukseauhindu kui ka müüjate panustatud esemeid. Näiteks võivad mõned rühmad välja anda rahalise peaauhinna (mida rahastab organisatsioon või sponsor) koos väiksemate auhindadega, mille annetavad messide eksponendid.
Paljud rühmad juhivad ukseauhindade jagamise protsessi, pakkudes osalejatele bingokaarte, mis on täidetud iga sponsori või mitme esimese registreerunud ja maksva müüja nimega. Osalejad peavad unikaalsete templite või allkirjade saamiseks külastama määratud boksi, seejärel kantakse täidetud kaardid loosi. Kaardid tõmmatakse eelnev alt kindlaksmääratud ajal (tavaliselt päeva lõpus), auhindu antakse osalejatele, kes kohal on.
Mõnel üritusel annavad müüjad, kellel on ukseauhindu, neid, kogudes osalejatelt visiitkaarte või skaneerides nende märkidelt vöötkoode.
Eksponendi ukseauhinnad
Mõned rühmad pakuvad eksponentidele ka ukseauhindu, et kaasata rohkem inimesi ja ettevõtteid, kes konverentsi rahaliselt toetavad. Üks võimalus on loosida ühe või kahe eksponendi nimi, et saada järgmise aasta ürituseks tasuta boksipind. Samuti võite kaaluda müüja esindajate nimede loomist, et anda neile lõbusaid auhindu. Nad hindavad seda ja see võib aidata neil julgustada oma tööandjaid järgmisel aastal osalema!
Hindamised
Tähtis on saada tagasisidet selle aasta osalejatelt, samuti müüjatelt ja sponsoritelt. Pakkuge kõigile asjaosalistele võimalus hindamisvormi täita. Saate jagada paberhinnanguid üritusel või järelkontrollis, saates mõne päeva jooksul küsitluse. Ükskõik, kuidas te tagasisidet küsite, on oluline, et te seda teeksite! Samuti on oluline kuulata! Avaldage tulemused ja arvestage tagasisidega, millega järgmise aasta üritust planeerima asute.
Tore konverents
Kuigi see ei ole kõikehõlmav nimekiri kõigist võimalikest tegevustest, mida võiks konverentsile kaasata, on see suurepärane lähtepunkt. Vaadake need ideed üle ja julgustage teisi, kes teie järgmise ürituse kavandamisel osalevad, sama tegema. Kasutage õpitut teatud tegevuste valimiseks ja lähtepunktiks muude ideede väljamõtlemiseks, mis võivad aidata teie ürituse sihtrühmale veelgi atraktiivsemaks muuta. Seal on palju konverentse, seega on oluline astuda samme, et teie oma pakuks väärtuslikke professionaalse arengu võimalusi ja ressursse ning lõbusat aega.
